昨日、自治会の役員さんがうちに来て色々話をしました。
僕は昨年度自治会の班長を務めていたのでアドバイスを聞きに度々現役員さんから電話やメール、直接相談されることが多いです。
今回は自治会の新年会についてでした。
今回はそんな自治会や消防団、コミュニティのイベントの準備について、僕の経験を紹介したいと思います。
- 自治会の役員さん
- 親睦会等の準備を任されている方
もくじ
新年会、納涼会、忘年会などなど イベントの準備は大変！！
ネットで料理、備品などを調べては見るものの、どれも同じ内容だったり、規模や土地柄が違いすぎて、正直役に立つ情報はありませんでした。
他の役員が忙しいを理由に手伝ってくれない
正直1番大変だったのがこの忙しいと言うことを理由に何も手伝ってくれない役員達ばかりだったことです。忙しいのはみんな同じ。それでもやるのが役員なんです。
僕は、だったら１人でやります！！
と言って、全て自分で用意しました。
役員の任期が１〜２年あります。普段からコミュニケーションをとり、良好な関係をしっかり作るようにしましょう。
この関係が構築できていないとイベント時にスムーズに連携が取れず苦労してしまいます。
僕の自治会の規模と環境
山梨の田舎にある自治会なのでそんなに大きな自治会ではないですが、50世帯老若男女合わせて150名程の自治会です。
宅配サービスをしてくれるピザやお弁当屋さんは市内にありません。
最寄りのスーパーは片道20分くらいの田舎です。
ネットに載っているような便利なサービスはもちろん対象外です。
開催日を決めるポイント
まずはいつ親睦会を開催するのかを決めます。だいたいどの自治会も何月の第◯週の◯曜日と決まっていると思います。
決まっていない場合は、自治会員の事情を踏まえて決めるといいと思います。
僕の自治会員はサービス業の方が半数以上（６割〜７割）います。
そこで、閑散期の2月、3月に親睦会を開催するのが通例でした。
しかし、今季は役員の意見で夜ならむしろ夕飯の支度をしなくて済むから忙しい夏場にやってもらいたいという意見があるとのことで夏（お盆明け）にすることになりました。
今季は過去の経験をかなり無視したスケジュールを作成しています。美化活動や防災活動などなど。
過去の経験よりも自治会員の意見を取り入れましょう！！ということで手間はかかりましたが色んな方の意見を聞き、都合を合わせたことで今まで参加出来なかった人たちが参加できるようになり、親睦会は過去最高人数が集まりました。
案内状について
飲食物の発注の関係上開催日の1週間前には、おおよその参加者を把握する必要があります。
なので案内状には下記のような内容を決め記載しました。
- 提出期限の１ヶ月前に案内を配布をする
- 提出期限を開催日の10日前までに締め切る
- 案内状には参加、不参加の記載をするようにする
- 大人、子どもの参加人数を記載出来るようにする
- 参加する場合、用紙を誰に提出するのかを記載する（自治会は4組からなっているので、各組の組長に提出するように記載しました。組長は翌日までに僕に届いた用紙を届けるようにも記載しました。）
案内状で失敗したのが⑤番の参加者のみの用紙提出という方法を取ってしまったことです。
提出が無い＝不参加なのか、提出忘れなのか、どっちなのかわからず非常に困りました。48世帯中、提出があったのが10世帯だったため、出来る限り確認の電話をしたり2度手間になってしまいました。
ちなみに、提出忘れ防止のため全世帯が利用する、ゴミの集積場所の扉に案内をラミネートして掲示したり、期限1週間前に注意喚起の張り紙をしたりしました。（にも関わらず20世帯近くの人が提出忘れをしましたが・・・）
提出期限になったら
提出期限が過ぎた翌日にゴミの集積場所に掲示した案内の上に
- 受付を締め切ったこと
- 予定変更で参加可になった場合は僕に連絡をすること
上記の連絡事項を掲示しました。
すると、2件のお宅から連絡がありました。
最終的に連絡があった（取れた）のは
48世帯中20世帯
- 大人19名
- 小人24名
でした。
料理・飲み物の種類・量は？
料理は本当に悩みました。
悩んだ結果大手飲食店のオードブルを利用することにしました。
一部宅配サービスもあるようですが、僕の住んでいる自治会は宅配サービス地域外です。
そのため、車で片道40分かけて予約・受け取りに行きました。
忘年会の予約キャンセル事件がツイッターで話題になったため、少し警戒された店舗もありましたが、無事予約出来ました。
全てのお店で頭金や事前支払いは無く、当日払いで大丈夫とのことでした。
ほっともっと 小さなお子さん達が大喜び
ほっともっとのオードブルはこちら
今回僕が頼んだのは
- オードブル（3000円）４つ
- おにぎりプレート （1000円）１つ
唐揚げ、エビフライにハンバーグ 小さい子ども達が大喜びしてくれました。子ども達が喜んでくれる姿を見るのは本当に嬉しいですね。
くら寿司 大人達が大喜び
くら寿司のお持ち帰りメニューはこちら
今回僕が頼んだのは
- パーティーお得セット （1500円）８セット
なかなか車で移動できない高齢者が喜んでくれました。
普段お寿司を食べる機会がないそうで本当に喜ばれました。
バーミヤン 中学生〜高校生が意外に喜んでくれた
バーミヤンのテイクアウトメニューはこちら
ワクワクプレートB（2999円） 4つ
意外にも中学生以上の年の子が喜んでくれました。
餃子、青椒肉絲、酢豚、チャーハンは高齢者や小さいお子さんは野菜や脂っこいため食べなかったようで、誰も手をつけなかったから遠慮なく好きなだけ食べれたからかな？と思っていますが・・・どうなんでしょう？笑
【追記】2019.3.26
昨日、自治会の役員会(総会の資料の準備と、お疲れ様でした会)でバーミヤンのオードブルを再度利用しました。
今回、役員さんが蓋を外してオードブルの下に敷いて
コレって回転テーブルみたいに使えるんですよ！！
って教えてくれました！！
ビックリ！！前回の親睦会の時は捨ててしまっていたのでバーミヤンのオードブルを利用する方は是非回転させてみてください！！
写真は、少しわかりにくいかもしれませんが、クルクル回ります！！
他ののオードブルと違い、容器が厚くしっかりしています。
また、食べ物も受け皿に入っているので片付けしやすいです！！
野菜も多く、オードブルでは1番おススメです！！
パン屋さん（韮崎にあるコーナーポケットさん）余ったものを持ち帰れるとママさん達に喜ばれた
サンドイッチ 4つ
今回はたまたま、僕の実家が良く利用していたのでコーナーポッケっトさんを利用しましたが、近場のパン屋さんなら対応してもらえると思います。
「３人前のサンドイッチを３つお願いしたいんですが・・・」とお願いすれば、そのお店でできる形で対応してもらえます。
この時、予算、値段を伝えるとよりスムーズに対応してもらえます。
これは「余ったら明日の朝ごはんに」「夜食に」とママ達が喜んでくれました。
会場では正直不人気でした。ほとんど余ってしまい、どうしようと思っていましたが最後には綺麗になくなりました。
飲み物・お菓子・おつまみ類
僕はお酒を飲まないし、飲み会なんてほとんどない参加したことないので本当に悩みました。
職場のお酒を飲む人、自治会のイベントでどんなお酒が用意されているかなど色んな方に聞いて以下のものを用意しました。
- 缶酎ハイ 8種各3本
- ノンアル 6種各３本
- ジュース（1.５リットル 7種）
- チョコレート菓子の大袋２種各4つ
- 煎餅系の大袋2種各4つ
- ポテチ４つ
どれも多めに用意したので余りましたが、片付け終了後にみんなで分け綺麗になくなりました。
みんな大喜びでした！！
備品の準備
- 紙皿 30枚 4つ（リンクの商品は50枚）
- 割り箸 100膳（お寿司、オードブルにもついているので必要ないかもしれませんが一応呼びとして用意しました）
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- ウェットティッシュ（テーブルの拭き掃除もこれで出来るので便利です）
- ストロー（子供用）
- スプーン・フォーク（子供用）
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- 持ち帰り用パック
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- ビニール袋
- ゴミ袋各種（市指定の可燃ゴミ、不燃ゴミ、資源ごみ）
※紙コップは集会所の物を使用
上記リンクは参考に紹介しました。
実際は似たものをホームセンターでまとめて購入しました。
ホームセンターはお酒、お菓子、雑貨がまとめて購入できるので精算する際にレシートが少ない方が楽なのでまとめて購入できる場所で購入することをお勧めします。
僕の自治会は４つの組みからなっているので、各組みに１つを基本に用意しました。
会場のレイアウト
テーブルの配置は、席・組みの指定はしませんでしたが、長テーブル4つを向かい合わせで横に並べて部屋の四隅に設置しました。
手書きだとうまく書けなかったのでざっくりNumbersでレイアウトを作りました汗。
塗りつぶしてある箇所が長机です。
- グレーがパイプ椅子の席
- 緑がローテーブルを使用した子ども専用席（座布団）
- 水色が飲み物・お菓子置き場（長机）
当日は連絡のなかった人が絶対くる
前役員の方にも言われていましたが、やはり連絡のなかった方が10名以上来ました。
食べ物は余ったら持って帰ってもらうつもりで、多めに用意していたので足りなくなることはありませんでした。
余ったら持って帰ってもらうように、持ち帰り用パックも用意しておいたので足りなくなることも、余ることもありませんでした。
ただ、次から次へと連絡のなかった人たちが来るたびにヒヤヒヤしました。
自治会の食事会のまとめ
僕は田舎に住んでいるのでネットで調べても参考になるサービスや物がありませんでした。
また、僕はお酒も飲まないのでお酒の用意にも困りました。
準備、設営も初めてのことだったので本当に困りました。
自治会のイベントなんて面倒と思い、今まであまり参加していなかったことを本当に後悔しました。
人間関係が構築されていなかった
お酒の席・イベントに参加してなかった
田舎で便利なサービスがなかった
自治会なんて面倒と思い、イベントに参加しなかったり、ご近所さんと接することを避けてませんか？
我が家は美化活動以外の行事には参加していませんでした。
そのため役員になった時に色んなイベントの準備がわからず本当に苦労しました。
今回は一大イベントの新年会・忘年会・親睦会・納涼会の時に苦労したこと・経験を紹介しました。
田舎に住んでいて都会にあるような便利なサービスがない方の参考になると嬉しいです。
それでは。
https://yumeoipapa.com/2019/12/05/ichikai-ibento/